Prozessanforderungen

Grundlagen

Jede Organisation ist immer damit konfrontiert, diverse interne und externe Anforderungen erfüllen zu müssen. Dabei handelt es um die Umsetzung der eigenen Politik, die Berücksichtigung gesetzlicher und berufsgenossenschaftlicher Anforderungen, Anforderungen des Kunden und Anforderungen, die aus diversen Normen und Regelwerken resultieren, um nur die wesentlichsten zu benennen. 

Dabei ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen

• Anforderungen an die Produkte bzw. Dienstleistungen und
• allgemeine Anforderungen an die Organisation.

Anforderungen an Produkte bzw. Dienstleistungen: Hiervon sind in der Regel nur die Geschäftsprozesse "Kundenbetreuung", "Produkt-/Dienstleistungsentwicklung" und "Herstellungsprozessentwicklung" bzw. der "Leistungserbringungsprozess" betroffen, da es sich hier im Normalfall um Projekt handelt. So werden z.B. über das Hilfsmittel "Lasten-/Pflichtenheft" oder auch "Anforderungskatalog" von den betroffenen Fachbereichen alle Anforderungen an das Produkt und/oder die Dienstleistung ermittelt.

Allgemeine Anforderungen an die Organisation: Hiervon kann das Personal in allen Geschäftsprozessen betroffen sein. Dabei kann es sich handeln um z.B.: Anforderungen an den Arbeits-/Gesundheits-/Umweltschutz und/oder an das Risikomanagement und/oder den Mutterschutz und/oder die Datensicherheit. Diese Auflistung kann sicherlich endlos weiter geführt werden. Eines habe diese Anforderungen aber gemeinsam:

• Sie betreffen entweder das Produkt/die Dienstleistung und müssen daher über Lasten-/Pflichtenheft bzw. Anforderungskatalog berücksichtigt werden oder
• sie sind produktneutral und müssen dann in den jeweiligen Prozessbeschreibungen berücksichtigt werden.
  

Auswirkungen auf Geschäftsprozesse

Es spielt keine Rolle, aus welcher Quelle die Anforderungen resultieren. Die Erfüllung dieser Anforderungen erfolgt immer in den jeweils betroffenen Geschäftsprozessen. Die nachfolgende Matrix zeigt ein Umsetzungsbeispiel (Excel-Datei) aus der Industrie, das aber in gleicher Weise auch für eine Dienstleistungsorganisation zur Anwendung kommen kann.

Fazit 1: Die jeweiligen Prozessverantwortlichen müssen wissen, welche internen und externen Anforderungen auf den/die von ihnen betreuten Prozess(e) zutreffen und diese bei der Erstellung und Aktualisierung ihrer Prozessbeschreibung(en) berücksichtigen.  Dazu sollte es im Geschäftsprozess Dokumentenmanagement eine zentrale Beschreibung geben, wie diese Anforderungen zu ermitteln und aktuell zu halten sind.

Fazit 2: Es gibt in einer Organisation nur ein Managementsystem und somit auch nur eine Managementsystembeschreibung. Die immer noch häufig vorzufindende Praxis, dass Beauftragte (z.B. Qualität, Umwelt, Arbeits-/Gesundheitsschutz) ihre eigenen Prozessbeschreibungen erstellen, muss der Vergangenheit angehören.