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Prozessbeschreibung

Prozessmodell
Die nachfolgende Auflistung enthält Vorschläge für eine Struktur und für Kriterien, die eine Prozessbeschreibung erfüllen sollte. Wie die einzelne Organisation dieses darstellt, ist ihr selbstverständlich überlassen. Die dargestellte Struktur werden Sie in den nachfolgend dargestellten einzelnen Geschäftsprozessen wiederfinden, dort mit prozessindividuellen Inhalten versehen. 


Prozessstruktur: 
Wie kann/soll der Prozess visualisiert werden?
Alle folgenden Beispiele sind Auszüge aus dem in der Software WissIntra gepflegten Industriemodell von PWMP. Selbstverständlich kann die Darstellung in jeder anderen Software und in jeder anderen Form erfolgen. Diese Beispiele sollen zunächst zeigen, welche Aktivitäten dem jeweiligen Prozess zugeordnet wurde. 

Prozessziel: 
Welches Ziel soll mit den Aktivitäten dieses Prozesses erreicht werden?
Ein oder mehrere Outputs.
Nutzen: 
Welchen Nutzen sollen die Aktivitäten dieses Prozesses erzielen?
Dieses können Kennzahlen sein, aber auch verbale Aussagen, wie z.B. Verbesserung der Kundenzufriedenheit; Vermeidung von Haftungsrisiken. 
Eingaben: 
Welche Eingaben (Voraussetzungen) sind erforderlich, damit die Aktivitäten dieses Prozesses fehlerfrei ausgeführt werden können?
Inputs in den Prozess.
Aktivitäten: 
Welche Aktivitäten werden in diesem Prozess ausgeführt?
Beschreibung der Tätigkeiten in diesem Prozess.
Ausgaben: 
Welche Ergebnisse resultieren aus den Aktivitäten dieses Prozesses?
Nicht die Kennzahlen (siehe Nutzen), sondern die Prozessergebnisse. 
Risiken und Chancen: 
Welche Risiken bestehen, das geplante Ergebnisse nicht erreicht werden und welche Chancen bestehen, mit den geplante Ergebnisse einen Wettbewerbsvorsprung zu erzielen?

Im Sinne der Systemnormen geht es hier zunächst darum, welche Risikokriterien auf die geplanten Prozessziele einwirken. Also eine durchaus eingeschränkte Sichtweise der Risikobetrachtung. Um welche Risikosituationen es sich im Sinne der Systemnormen handeln könnte, kann der Übersicht von Prozesszielen entnommen werden, die den jeweiligen Prozessen zugeordnet ist. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich um eine Beispielsammlung handelt. Jede Organisation muss für sich festlegen, mit welchen Zielen Sie arbeiten will.  

Darüber hinaus ist jede Organisation auch noch mit weiteren Risikosituationen konfrontiert, wie z.B.: produktbezogene Risiken, prozessbezogene Risiken, personenbezogene Risken. Zur Analyse dieser Risiken werden sehr häufig Methoden eingesetzt wie z.B. FMEA, Gefährdungsbeurteilung, Ermittlung der Umweltaspekte. Es ist auch nicht immer nötig und sinnvoll, für unterschiedliche Risikosituationen auch unterschiedliche Methoden einzusetzen.  
Wechsel-
wirkungen: 
Welche Wechselwirkungen mit anderen Prozessen sind vorhanden?
(z.B.: Schnittstellen, Nahtstellen, Verbindungsstellen)
Externe Anforderungen: 
Welche externen Anforderungen sind an den Prozess gestellt?
Es kann davon ausgegangen werden, dass jeder Geschäftsprozess von externen Forderungen betroffen ist. In grobe Kategorien eingeteilt handelt es sich dabei um:
  • Gesetze, Vorschriften, Verordnungen
  • Kundenanforderungen
  • Normen und Regelwerke
Deshalb müssen diese externen Forderungen immer den betroffenen Prozessen zugeordnet werden. 
Mitgeltende Dokumente: 
1. Welche Vorgabedokumente müssen dem Anwender für seine Aktivitäten zur Verfügung gestellt werden?
2. Wie hat der Anwender mit den dokumentierten Ergebnissen seiner Aktivitäten umzugehen?

zu 1.: Die einzelnen Geschäftsprozessen enthalten Beispiele für Vorgabedokumente, die im jeweiligen Prozess erstellt und gepflegt werden, aber durchaus in mehreren Prozessen zur Anwendung kommen können.
zu 2.: Ergebnisdokumente können, in Abhängigkeit von der Organisationsstruktur und dem eingesetzen Dokumentationssystem nach verschiedenen Kriterien abgelegt werden. Deshalb enthalten die einzelnen Prozesse an dieser Stelle nur kurze Hinweise auf möglich Ablagestrukturen. 
 
 
Stand: 10.03.2018
 
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