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MS-Struktur


Managementsysteme:

Klare Strukturen und Verantwortungen?


Der Begriff "Management" wird in unserer Gesellschaft für vielfältige Sachverhalte verwendet. 


  • Unter Management kann die konkrete Organisation von Aufgaben und Abläufen verstanden werden oder die begriffliche Zusammenfassung von mehreren Managern in einer Organisation (Unternehmensführung). (Wikipedia: 20.03.2016)


  • Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Elemente einer Organisation, um Politiken und Ziele und Prozesse zum Erreichen dieser Ziele festzulegen (ISO 14001:2015-11 Abschn. 3.1.1 Abs.1)


Um "Management" in einer Organisation sinnvoll anzuwenden, muss man sich deshalb über dessen Bedeutung in den verschiedensten Organisationsstrukturen im Klaren werden.  Dazu sollte folgende Gruppierung gewählt werden:

  • Managementsysteme und -methoden: dazu zählen u.a. Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutz,- Gesundheitsschutz-, Risiko-, Projekt-Management. Grundlagen dieser Systemgruppen sind entweder Gesetze (z.B. ArbSchG, BImSchG), Normen oder Regelwerke (z. B. ISO 9001, ISO 14001) oder Methodenbeschreibungen (z. B. DIN 69901-Reihe)


  • Tätigkeitsbezogenes Management: z. B.: Personal-, Finanz-, Reklamations-, Audit-Management


  • Personenbezogenes Management: z. B.: Titel der verschiedenen "Manager", unter die auch die diversen "Beauftragten" fallen,  denn auch hier verwendet man sehr häufig diesen Begriff (z. B.: Qualitätsmanager, Umweltmanager)



Anforderungen an Managementsysteme resultieren u. a. aus:
  • gesetzlichen und behördlichen Vorschriften,
  • konkreten Kundenforderungen,
  • Rahmenbedingungen, die sich aus dem Marktumfeld ergeben,
  • den Vorstellungen der Finanzpartner,
  • dem eigenen Anspruch, der in der Regel aus der Politik und den Zielsetzungen abzuleiten ist und
  • in immer stärkerem Umfang aus der Notwendigkeit, Normen und Regelwerke bei der eigenen Geschäftstätigkeit berücksichtigen zu müssen.

Um alle diese Anforderungen berücksichtigen zu können, muss Ihr Managementsystem prozessorientiert ausgerichtet sein, nur so haben Sie eine realistische Chance, diese auch in Ihre Prozessabläufe zu integrieren, um damit das persönliche Haftungsrisiko und das Risiko fehlerhafter Produkte auf niedrigstem Niveau zu halten. 

Integrierte Managementsysteme 
Einzigste Voraussetzung zur Implementierung eines integrierten Managementsystems ist die Erkenntnis, dass es nur
ein Managementsystem in einer Organisation 
geben darf, was vorausetzt, dass die Organisation auch eine prozessorientierte Beschreibung Ihres Managementsystems realisiert hat. Diese Erkenntnis ist zwischenzeitlich auch in alle relevanten Systemnormen eingeflossen, wie z.B.
ISO 9001:2015-11 Abschnitt 4.4.1 Absatz 2: Die Organisation muss die Prozesse bestimmen, die für das Qualitätsmanagementsystem benötigt werden, sowie deren Anwendung innerhalb der Organisation festlegen, und muss die erforderlichen Eingaben und die erwarteten Ergebnisse dieser Prozesse bestimmen;...

Warum ist das so?

  • Alle Forderungen (externe wie interne) sind immer an einen oder mehrere Tätigkeitsschritte in einer Organisation gestellt
  • Somit muss der oder müssen die Ausführenden des Tätigkeitsschrittes darüber informiert sein, welche Forderungen sie beachten/berücksichtigen müssen
  • Nur dadurch ist zu gewährleisten, dass diese Forderungen auch erfüllt werden

Verantwortungen im Managementsystem
Gesamtverantwortungen für das Managementsystem:

Die Einhaltung der internen oder externen Vorgaben kann immer nur in Linienverantwortung erfolgen. Nur der Personenkreis in der Organisation, der auch disiziplinarische Maßnahmen ergreifen kann, kann letztlich durchsetzen, dass diese Vorgaben eingehalten werden oder dass das betroffene Personal die Organisation verlässt. Diesem Tatbestand tragen z.B. auch die Neufassungen der ISO 9001 und ISO 14001 vom Nov. 2015 Rechnung, indem Sie fordern, dass "Die oberste Leitung in Bezug auf das Qualitäts-/Umweltmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigt, indem sie: die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Qualitäts-/Umweltmanagementsystems übernimmt;...."

Die Verantwortung für die Richtigkeit der Prozessbeschreibungen liegt beim jeweiligen Prozessverantwortlichen. Auch dieses wird in der Neufassung der ISO 9001:2015-11 betont, wie das nachfolgende Zitat zeigt: die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für diese Prozesse zuweisen; Es ist aber weiterhin unabdingbar, dass es eine zentrale Koordinationstelle (Stabsstelle) gibt, die einerseits darüber wacht, dass die Prozessbeschreibungen auch aktuell gehalten werden, andererseits auch dafür Sorge trägt, dass das Wissen über neue oder geänderte Forderungen an die Prozessverantwortlichen weiter gegeben wird.

Diese Koordinationsfunktion muss von einer Person wahrgenommen werden, die die Fähigkeit besitzt, das Gesamtsystem überblicken zu können und die dem Gedanken der Teamarbeit aufgeschlossen ist, da Sie die Arbeit der sogenannten "Beauftragten" in Hinblick auf Systemforderungen zusammenführen muss. Mit Implementierung der ersten Qualitätsnormen wurde diese Aufgabe in der Regel dem Qualitätsmanager zugewiesen. Da es heute weitere Systemnormen gibt, kann es sich dabei auch um den Umweltmanager, den Arbeitssicherheitsbeauftragten oder einen anderen "Beauftragten" handeln. Wichtig ist nur, dass diese Person die zuvor genannten Anforderungen erfüllt und eine direkte Anbindung an die Unternehmensführung erfolgt ist. 
Die Rolle der "Beauftragten" in einer Organisation:

Jede Organisation ist, nicht zuletzt verstärkt auch aus gesetzlichen Vorschriften resultierend, in zunehmendem Umfang damit konfrontiert, sogenannte "Beauftragte" benennen zu müssen. Die nachfolgende Aufstellung ist ein Auszug aus dem von PWMP gepflegten Industriemodell und stellt eine, sicherlich nicht vollständige, Übersicht von Beauftragten dar. 


Jeder dieser "Beauftragten" ist Spezialist auf seinem Fachgebiet. Sie/Er kennen/kennt die externen Forderungen, die auf diesem Fachgebiet an die Organisation gestellt werden. Damit diese Beauftragten kein "Eigenleben" innerhalb der Organisation entwickeln, ist es die Aufgabe der zentralen Koordinationsstelle (diese kann z. B. als Managementsystem-Beauftragte/r" bezeichnet werden), dafür Sorge zu tragen, dass der Informationsfluß zwischen diesen Beauftragten und den jeweils betroffenen Fachbereichen geregelt abläuft. Dazu wird z.B. im Geschäftsprozess "Dokumentenmanagement" eine einheitliche Regelung zur Überwachung und Implementierung derartiger Forderungen getroffen.

Eine gute Übersicht mit Quellhinweisen zu Beauftragten finden Sie auf dieser Webseite
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Stand: 09.03.2018

 
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