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MS-Beschreibungen

 


Grundlagen



Zur Erstellung von Managementsystembeschreibungen wird heute überwiegend Software eingesetzt, auf die die Anwender direkt oder über Intranet-Lösungen zugreifen können. Alle diese Beschreibungen sollten im Interesse einer hohen Anwenderfreundlichkeit Gemeinsamkeiten haben, von denen nachfolgend nur einige aufgelistet sind:


  • Die Anwender haben direkten Zugriff auf die für Sie zutreffende Prozessbeschreibung
  • Aktuelle Handlungsanleitungen (z.B. Anweisungen als mitgeltende Dokumente) sind per "Mausklick" abrufbar
  • Der Änderungsdienst mit Freigabestufen kann zentral und/oder dezentral organisiert werden
  • Nahtstellen (Wechselwirkungen) sollten erkennbar sein
  • Hinweise (Verknüpfungen) mit den externen Forderungen (Auditkriterien) sollten enthalten sein
  • Anbindungen an weitere Module wie z. B. Auditmanager, Reklamationsmanager, Maßnahmenmanager, Risikomanager sollten möglich sein

Jede Organisation muss hier selbst herausfinden, meistens in Abhängigkeit von der Anzahl der beschäftigten Personen, welche Software für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.


Inhalte



Eine Managementsystembeschreibung hat mindestens nachfolgende Aussagen zu enthalten:

  • Was ist zu tun? (Welche Tätigkeitsschritte sind erforderlich?)
  • Wie ist es zu tun? (konkrete Handlungsanleitung zur Ausführung des Tätigkeitsschrittes)
  • Welche Arbeits-/Hilfsmittel werden benötigt? (wie z.B. Datenbank xyz, Excel-Datei-01, Werkzeug A,B,C)
  • Wer führt den Tätigkeitsschritt aus? (Funktionseinheit oder Namen)
  • Welche Verbindungen gibt es zu anderen Tätigkeitsschritten? (z.B.: Schnittstellen, Nahtstellen, Wechselwirkungen)
  • Welche konkreten Forderungen werden an den Tätigkeitsschritt gestellt? (z.B.: Kunden, Gesetze, Verordnungen, Normen, Regelwerke)
  • Welche Risiken beinhaltet der Tätigkeitsschritt? (interne und externe Folgen der Nichteinhaltung von Forderungen)

Verknüpfungen


Eine optimale Managementsystembeschreibung bietet die Moglichkeit zur Kombination mit weiteren System-Modulen wie z.B.:


  • Auditmanager: Planung und Durchführung von Audits
  • Maßnahmenmanager: Sammeldatei zur Sammlung und Überwachung aller internen Maßnahmen
  • Reklamationsmanager / Servicemanager / Beschwerdemanager: Erfassung und Bearbeitung aller Arten von internen und externen Abweichungsmeldungen (z.B. Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz)
  • Risikomanagement: Erfassung und Bewertung von Risikosituationen bei Geschäftsprozessen, Produkten und Herstellungsprozessen
  • Ideen-/Verbesserungsmanagement: Erfassung und Bewertung von Verbesserungsvorschlägen
  • u.a. Module

 
 
 

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Stand: 06.03.2018

 
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