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Doku-Methoden

Prozessmodell
Prozess-
struktur:
Möglichkeit der Darstellung einer Prozessstruktur zum Dokumenten- und Methodenmanagement.


Hierbei handelt es sich nicht um einen klassischen Prozess, sondern um die Sammlung von Grundsatzegeln zum Umgang mit Dokumenten und Daten. Das Handling der einzelnen Dokumente ist immer in dem Prozess beschrieben, in dem diese Dokumente benötigt werden. 
Prozessziel:
  • Dokumente werden gemäß den festgelegten Regeln erstellt, geändert, archiviert und entsorgt
  • Alle anzuwendenen Methoden sind praxisgerecht beschrieben
  • Alle Dokumente (intern und extern) sind aktuell und für die Anwender zugriffsfähig

IATF 16949:2016 siehe Anmerkung unter "Prozesslandschaft"
Nutzen:
Fehlhandlungen (Fehlerkosten) wegen fehlender oder fehlerhafter Dokumente (interne oder externe) oder Methodenbeschreibungen sind minimiert.

Eingaben:
  • Vorgaben aus der Produkt- und Herstellungsprozessentwicklung
  • Bereitgestellte Fertigprodukte und Zukaufmaterialien
  • ERP-Programm
  • anzuwendende Methoden zur Logistik
  • technische Ressourcen (z.B. Betriebs- und Prüfmittel)


Aktivitäten:
Ein Prozess, der das gesamte Spektrum des Umgangs mit internen oder externen Vorgabedokumenten und Methodenbeschreibungen umfasst: 

  • Aufbau und Pflege einer Wissensdatenbank
  • Erstellung, Freigabe und Änderung von Dokumenten (interne wie externe)
  • Regeln für den Umgang mit Nachweisdokumenten bis hin zur Entsorgung
  • Festlegung von Zugriffssrechten
  • Festlegung der in allen Prozess anzuwendenden Methoden und Erstellung der Methodenbeschreibung

Ausgaben:
  • Geschäftsprozessbeschreibungen
  • Wissensdatenbank
  • Regeln für den Umgang mit Dokumenten (auch Nachweisdokumente)
  • Methodenbeschreibungen
Risiken und Chancen:
Im Sinne der Systemnormen ist hier zu dokumentieren, bei welchen Prozesszielen welches Risiko besteht, dass die geplanten Ziele nicht erreicht werden können und welche Chancen bestehen, mit den geplante Ergebnisse einen Wettbewerbsvorsprung zu erzielen. Dieses schließt die Dokumentation der ggf. festgelegten Korrekturmaßnahmen zur Zielerreichung bzw. -Verbesserung und deren Umsetzung ein.

Die folgende Liste enthält einen Auzug aus meiner Erfahrungssammlung möglicher Ziele, die dem Geschäftsprozess Dokumenten- und Methodenmanagement zugeordnet werden können.

 
Wechsel-wirkungen:
Darstellung der Wechselwirkungen (Schnittstellen/Nahtstellen) zu anderen Prozessen und/oder anderen Tätigkeitsschritten. Wie das praktisch umzusetzen ist, ist immer abhängig von der eingesetzen Dokumentationssoftware. Da es hier eine Vielzahl von Wechselwirkungen zu allen Prozessen geben kann, verzichte ich hier auf die Benennung von Beispielen. 
Externe
Forderungen:
Bei diesem Prozess kann davon ausgegangen werden, dass die volle Bandbreite der externen Forderungen, also Gesetze, Vorschriften, Verordnungen, Kundenanforderungen, Normen und Regelwerke analysiert werden müssen. Welche Instrumentarien dabei zum Einsatz kommen, hängt immer vom Dokumentationssystem der einzelnen Organisation ab. 

Mitgeltende
Dokumente:
Vorgabedokumente mit Beispielscharakter und Inhalten, die dem Prozess Dokumenten- und Methodenmanagement zugeordnet werden können. 


Bei Ergebnisdokumenten aus diesem Prozess handelt es sich in erster Linie um Vorgabedokumente für die Geschäftsprozesse. Allerdings ist zu beachten, dass von geänderten Dokumenten immer eine Version archiviert (aufbewahrt) werden sollte, um den Lebenslauf rekonstruieren zu können, womit diese Dokumente zu Nachweisdokumenten werden. Die Vorgehensweise ist allerdings abhängig von dem in der Organisation zur Anwendung kommenden Dokumentationssystem. Für die Archivierung, die Zugriffsrechte bis hin zur Entsorgung gelten allerdings auch hier die jeweils individuell festgelegten Regeln. 
 
 
 
Stand: 10.03.2018
 
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