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Beschaffung

Prozessmodell
Prozess-
struktur:
Möglichkeit der Darstellung einer Prozessstruktur zur Beschaffung externer Ressourcen.



Prozessziel:
Der Beschaffungsprozess ist fähig, Produkte und Dienstleistungen (externe Ressourcen) forderungsgerecht beschaffen zu können. 
Nutzen:
  • Erfüllung von Anforderungen (Kundenzufriedenheit)
  • Sicherstellung der eigenen Lieferfähigkeit
  • Haftungsrisiken sind minimiert
Eingaben:
  • Einkaufspolitik
  • Vorgaben aus der Produkt- und Herstellungsprozessentwicklung
  • ERP-Programm
  • anzuwendende Methoden zur Lieferantenqualifikation
Aktivitäten:
Ein klassischer Prozess, der das gesamte Spektrum der Beschaffung externer Ressourcen umfasst: 

  • Materialdisposition (Bedarfsermittlung)
  • Lieferantenbeurteilung (-auswahl)
  • Material/Dienstleistung beschaffen
  • Beschaffungstermine überwachen
  • Eingangsprüfungen planen und durchführen
  • Fremdfertigung planen und abwickeln
  • Beschaffungsreklamationen bearbeiten
  • Lieferantenbewertung

Ausgaben:
  • forderungsgerechte Produkte/Dienstleistungen
  • Nachweisdokumente aus Beschaffungsvorgängen
  • Rechnungen aus Beschaffungsvorgängen
Risiken und Chancen:
Im Sinne der Systemnormen ist hier zu dokumentieren, bei welchen Prozesszielen welches Risiko besteht, dass die geplanten Ziele nicht erreicht werden können und welche Chancen bestehen, mit den geplante Ergebnisse einen Wettbewerbsvorsprung zu erzielen. Dieses schließt die Dokumentation der ggf. festgelegten Korrekturmaßnahmen zur Zielerreichung bzw. -Verbesserung und deren Umsetzung ein.

Die folgende Liste enthält einen Auzug aus meiner Erfahrungssammlung möglicher Ziele, die dem Geschäftsprozess Beschaffung externer Ressourcen zugeordnet werden können.

 
Wechsel-wirkungen:
Darstellung der Wechselwirkungen (Schnittstellen/Nahtstellen) zu anderen Prozessen und/oder anderen Tätigkeitsschritten. Wie das praktisch umzusetzen ist, ist immer abhängig von der eingesetzen Dokumentationssoftware. Mögliche Beispiele für Wechselwirkungen aus diesem Prozess können z. B. sein:

  • Einkaufspolitik zu Organisationspolitik
  • Fremdfertigung zu Produktherstellung
  • Methoden zum Dokumentenmanagement
  • Beschaffungsreklamationen zu Abweichungsmanagement
  • Lieferantenaudits zu Auditmanagement
Externe
Forderungen:
Bei diesem Prozess kann davon ausgegangen werden, dass die volle Bandbreite der externen Forderungen, also Gesetze, Vorschriften, Verordnungen, Kundenanforderungen, Normen und Regelwerke analysiert werden müssen. Welche Instrumentarien dabei zum Einsatz kommen, hängt immer vom Dokumentationssystem der einzelnen Organisation ab. 

Mitgeltende
Dokumente:
Vorgabedokumente mit Beispielscharakter und Inhalten, die dem Prozess Beschaffung externer Ressourcen zugeordnet werden können. 


Ergebnisdokumente aus diesem Prozess unterliegen in vielen Fällen dem Datenschutz. Deshalb dürfen auch nur autorisierte Personen auf diese Daten zugreifen. Diese Daten sind entweder im Papierformat im jeweiligen Projektordner abgelegt oder bei Dateiformaten auf lieferantenbezogenen DV-Ordnern mit spezieller Zugriffsberechtigung. 
 
 
 
Stand: 10.03.2018
 
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